La scène se déroule en février 2018. Un centre hospitalier universitaire suprarégional ultra-spécialisé hésite entre deux possibilités pour monitorer les températures d’une quarantaine de réfrigérateurs : un datalogger, dit enregistreur de données, ou un système automatique de surveillance et de gestion des températures.
Une contrainte principale ressort de leur cahier des charges : retenir un dispositif de surveillance économique à faible coût.
À priori, l’achat d’un datalogger semble la solution la plus rapide, mais également la plus efficace et la plus économique. Cependant, le centre hospitalier rechigne à considérer l’intérêt d’un système automatique de surveillance des températures.
Dans l’article qui suit, ATEK propose un comparatif qui souligne les avantages et les inconvénients entre le datalogger et le système automatique de gestion et surveillance des données.
1. Conformité Réglementaire
Nous savons que les dataloggers, intégrés avec des procédures et protocoles de gestion rigoureusement appliqués, peuvent permettre d’atteindre une conformité réglementaire aussi valide qu’à l’aide d’un système automatique de gestion des températures. Cependant, la difficulté avec le datalogger est d’assurer le respect des procédures de gestion.
La raison en est qu’avec le datalogger, compte tenu de la compilation mensuelle, il sera possible de déterminer si les produits ont été soumis à une variation inacceptable seulement à la fin du mois.
Cette solution semi-manuelle n’est pas tout à fait dans l’esprit de la norme. En effet, les standards de surveillance prévoient des lectures journalières de manière à assurer une validation quotidienne par une personne dans le but de réagir rapidement en cas de déviation. À défaut, les produits pourraient, depuis la non-conformité, avoir été remis à des patients (avec ou sans conséquence pour leur santé).
À l’inverse, un système automatique de gestion des températures facilite grandement la gestion de la conformité en automatisant les processus. En quelques clics, il est possible de visualiser l’entièreté du parc de réfrigérateurs, de repérer les températures inappropriées et de générer les rapports.
2. Charge de Travail Liée à la Gestion de la Conformité
Les dataloggers enregistrent les données durant 30 jours. Ce système oblige de faire une « tournée » une fois par mois pour récupérer les dataloggers et transférer les données.
Cette opération de contrôle et mise à jour des dataloggers est un travail fastidieux qui consiste à :
- Marcher jusqu’à chacun des 40 réfrigérateurs
- Annoter / étiqueter chaque datalogger avec les informations des réfrigérateurs
- Installer les nouveaux dataloggers
- S’assurer que chaque nouveau datalogger soit fonctionnel
- Retourner à son bureau
- Ouvrir son ordinateur
- Ouvrir le logiciel de transfert
- Transférer les données des 40 dataloggers
- Écrire les rapports de déviation s’il y a lieu
- Renommer les fichiers aux noms des réfrigérateurs en indiquant les dates
- Imprimer les 40 rapports de données
- Enregistrer et archiver les copies des fichiers
Autant de tâches insipides sont passibles d’erreurs humaines.
À cela s’ajoutent plusieurs désagréments potentiels :
- Une des personnes responsables oublie d’effectuer la collecte ou soit absente le jour de la collecte
- L’ordinateur sur lequel les transferts sont effectués soit mis à jour et n’accepte plus les pilotes des dataloggers
Ce sont autant de situations qui nuisent à la précision des relevés, sans parler de l’énorme perte de temps et du risque évident de perdre des données.
Avec un système automatique de surveillance tel qu’ATEK, tout cela se fait automatiquement et sans encombre.
3. Système d’Alertes et Prévention des Pertes
En général, avec un datalogger, les réfrigérateurs sont reliés au poste de garde dans lequel les agents de sécurité doivent contacter les responsables désignés en cas d’alerte.
Dans plusieurs institutions, les agents de sécurité sont peu nombreux, en particulier le soir. Fréquemment, pendant que l’agent effectue sa ronde, la console de surveillance est sans contrôle durant plusieurs dizaines de minutes. Dans ce cas, l’alarme est notifiée par l’agent seulement à son retour, à la fin de sa ronde.
Dans les hôpitaux, les équipements tels que les réfrigérateurs ne sont pas accessibles par les agents de sécurité. Ces derniers ne peuvent donc pas vérifier l’état du réfrigérateur qui fait l’objet d’une alarme. Lorsqu’un responsable est alerté, il doit se rendre sur place pour vérifier le réfrigérateur et transférer le contenu dans un autre réfrigérateur si besoin.
En somme, plusieurs heures peuvent s’écouler entre le déclenchement d’une alarme et la résolution du problème. Ces délais mènent souvent à des pertes.
Prévention
Avec un système automatique de surveillance et de gestion des températures, il est possible de voir sur un écran les tendances des températures. Ces dernières permettent de connaître et de prévoir le comportement d’un réfrigérateur ou de tout autre équipement. Dans le cas où, par exemple, un réfrigérateur semble instable, il est envisageable de transférer immédiatement en amont les produits dans un réfrigérateur temporaire afin de prévenir un problème.
Alarme et Protocole de Notifications
Un système automatique de surveillance et de gestion des températures permet d’élaborer un protocole de notification « sur mesure » dans lequel les notifications d’alerte s’effectuent par téléphone, texto, courriel et téléavertisseur. Ce protocole permet de joindre plusieurs personnes en même temps de façon différée. En ayant accès depuis tout navigateur web, il est possible de visualiser l’état des réfrigérateurs et d’inhiber les alarmes à distance.
Conclusion : Investir Maintenant ou Reporter l’Inévitable ?
De nos jours, un pharmacien ou un assistant technique ont bien d’autres choses à faire que de se pencher sur le contrôle des températures des équipements. Ces responsabilités peuvent aujourd’hui être prises au mieux par des machines, permettant un gain de temps considérable aux employés.
Quand bien même un système de gestion automatisée des températures paraît plus onéreux que les dataloggers, l’utilisation d’un datalogger ne fait que différer l’achat inévitable d’un système automatisé. En effet, avec des outils spécialisés, le coût de gestion comprenant le temps perdu et la frustration liés à l’usage des dataloggers est vite rentabilisé. De plus, la surveillance des températures est uniformisée et paramétrée en amont pour tous les départements concernés.
Un Système Automatisé Répond à 3 Besoins Essentiels
| Besoin | Avantages |
|---|---|
| Conformité réglementaire | Accréditation Canada, Santé Canada, OPQ, Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins, CAP, FDA, BNQ |
| Réduction de la charge de travail | Automatisation des processus, élimination des tâches manuelles répétitives |
| Prévention des pertes | Protocole de notification avancé, alertes en temps réel, intervention rapide |
Notons par ailleurs qu’il ne faut pas négliger les exigences toujours plus strictes des entités de régulation. C’est un lot d’obligations réglementaires à respecter tôt ou tard.
Un système automatisé de gestion des températures simplifie, sécurise et élimine la manipulation de documents papier. Il libère les employés qui se consacrent à des activités plus qualifiées, permet une gestion à distance en cas d’alerte et diminue les risques de perte.
Enfin, un système automatisé de gestion des températures répond aux besoins présents et futurs.
